Instructivo planes de acción
Crear de un plan de acción
Una vez se tenga claridad del lugar a generar un plan de acción, hacemos clic en el botón crear plan de acción el cual en unos segundos nos dirigirá a una página donde se abrirá una ventana emergente con la siguiente información:
1. Nombre: Escribe el nombre del plan de acción con el cual será identificado
2. Objetivo: Describe el objetivo principal del plan de acción de una forma breve y concisa para que los usuarios tengan claridad de su función
3. Asignar responsables: Escribe el nombre de usuario de todos los responsables relacionados al plan de acción. Recuerda que estos usuarios deben estar previamente registrados en la plataforma.
Por último hacemos clic en actualizar proyecto
Crear actividades
Una vez asignado el nombre y el equipo, hacemos clic en la pestaña de actividades. En esta pestaña se crearán todo el listado de actividades con sus tareas y usuarios responsables. Para crear una nueva actividad hacemos clic en +Nueva actividad donde se desplegará una ventana emergente con la siguiente información:
1.Nombre de la capacidad: Escribe el nombre con que diferenciarás esta actividad
2.Relaciona esta actividad con una capacidad las cuales pueden ser:
- Capacidad de Acogida
- Capacidad de Comunicación
- Capacidad de Gestión
- Capacidad de Operación
- Capacidad de Innovación
- Capacidad de Atracción
Crear tareas
Detalle de la tarea
Al hacer clic sobre la tarea, se abrirá una ventana emergente con la información general y así mismo la opción de añadir una descripción mucho mas detallada de la función a realizar. Por otro lado, se encuentran establecidos dos tipos de tareas que son:
Requiere documentación: En esta opción se habilitará un campo para adjuntar la información o documento necesario que funcione como evidencia para completar la tarea.
No requiere documentación: En esta opción se desaparecerá el campo de adjunto y en caso tal el usuario haya finalizado la tarea, debe marcarla como completada en el botón superior.
Se cuenta con una sección llamada histórico la cual mostrará un despliegue de cada una de las actividades que vaya realizando cada usuario responsable junto con la acción detallada y así mismo el tiempo de haber sido realizada dicha acción.
Pestaña de indicadores
En esta pestaña se encuentra el listado de los indicadores con sus actividades previamente asignadas. A medida que los usuarios vayan completando las actividades, el porcentaje de progreso de cada actividad va aumentando permitiendo así una visual general del progreso del plan de acción
Pestaña históricos
Mis tareas
Cada usuario cuenta con una página de perfil donde puede visualizar las tareas que le han asignado y el plan de acción al que pertenece. Así mismo puede visualizar en forma de gráfica el estado de sus tareas.
Mis tareas
En esta pestaña se muestra el listado de las tareas que han sido asignadas a tu usuario donde te muestra que tarea es, a que lista de actividades pertenece y a qué plan de acción. Para saber información más detallada de una tarea puedes hacer clic en ella.
Resumen
En esta pestaña se muestra el resumen en formato de gráficas de el estado de cada una de las tareas que tiene pendiente ese perfil. Tambien una gráfica de históricos que hace una visualización general de la actividad que hace el usuario sobre los planes de acción.
En la gráfica se pueden observar las tareas activas, completas y atrasadas. Así mismo encuentras un calendario donde te ubica las fechas y estado de cada una.
Históricos
La pestaña de históricos hace referencia al listado de acciones que realiza el o los usuarios en el módulo de planes de acción.
Un rol administrador puede saber qué usuario hizo alguna acción en un tiempo determinado. Esto con el fin de hacer vigilancia y control a las acciones de cada usuario con el contenido de los planes de acción
Informes
Como rol administrador, se cuenta con la capacidad de generar informes para visualizar el estado de ejecución de los planes de acción y asi mismo el progreso de las actividades que va realizando cada usuario en específico
Informes
Al entrar a la opción de informes, se visualiza la capacidad de hacer los siguientes informes:
- Actividades vencidas
- Activididad terminada
- Movimiento del usuario
- Actividad por hito o indicador
- Tarea no asignada
Generar un informe
Al seleccionar el informe a generar, nos muestra una interfaz con el listado del resultado completo. Si esta información se encuentra bien puedes hacer clic en el botón exportar y seleccionar el tipo de documento en el que quieres generar el reporte. Por último espera a que se este se descargue completamente.
Filtrar información de un informe
En caso tal se requiera una información específica de una tarea, de un plan de acción o de un usuario, hacemos clic en el botón de filtro donde podemos personalizar según nuestra necesidad. Al hacer clic se abrirá una ventana emergente con la opción de seleccionar el rango de tiempo, el proyecto y el usuario. Por último hacemos clic en crear reporte, visualizamos la información y si está bien se hace clic en el botón exportar como se explicó en el punto anterior
